Właściciel, zarządca (oraz użytkownicy obiektów budowlanych, którzy są odpowiedzialni za naprawy), mają obowiązek: nadzoru technicznego nad obiektami, użytkowania ich w sposób zgodny z przeznaczeniem i wymaganiami ochrony środowiska oraz utrzymywania w należytym stanie technicznym i estetycznym, nie dopuszczając do nadmiernego pogorszenia ich właściwości użytkowych i sprawności technicznej. Wymagania w tym zakresie podaje w art. 5 ust. 1 pkt 1-7 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (jednolity tekst - obwieszczenie marszałka sejmu RP z dnia 2 października 2013 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu Prawo budowlane - Dz.U. z 2013 poz. 1409, brzmienie od 19 stycznia 2014 r.). Należy przestrzegać wymagań związanych z użytkowanych obiektów budowlanych, o których mowa w art. 61, 62 i 70 ustawy - Prawo budowlane. Obiekty budowlane powinny być w czasie ich użytkowania poddawane przez właściciela lub zarządcę kontrolom okresowym polegającym na sprawdzeniu stanu technicznego i przydatności do użytkowania (art. 62 ustawy - Prawo budowlane).
Do zadań służb administracyjnych, sprawujących stały nadzór nad obiektami należy wykonywanie obowiązków, które w szczególności polegają na:
- kontrolach okresowych obiektów przejmowanych w eksploatację;
- ewidencji wad ujawnionych w okresie rękojmi za wady fizyczne oraz nadzorze nad ich usuwaniem;
- stosowaniu się do wytycznych zawartych w instrukcji użytkowania i konserwacji obiektu, przekazywanej przez wykonawcę w czasie odbioru końcowego;
- sporządzaniu i nadzorowaniu realizacji harmonogramów kontroli roboczych i okresowych zabiegów konserwacyjnych;
- kontroli okresowej stanu technicznego elementów obiektów, instalacji i ich wyposażenia technicznego;
- kontrolach stanu sprawności technicznej i przydatności do użytkowania obiektów i urządzeń technicznych związanych z obiektami;
- typowaniu obiektów do napraw głównych i modernizacji;
- prowadzeniu książek obiektów budowlanych dla każdego obiektu oddzielnie, stanowiących dokument przeznaczony do zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego, napraw i przebudowy w okresie użytkowania obiektu budowlanego. Właściciel lub zarządca jest obowiązany udostępnić książkę obiektu budowlanego przedstawicielom organów kontrolujących i osobom upoważnionym do przeprowadzania kontroli utrzymania obiektów we właściwym stanie technicznym;
- nadzorze nad przygotowaniem obiektów i urządzeń do okresu zimowego i usuwaniem ewentualnych szkód;
- planowaniu oraz nadzorze nad wykonywaniem konserwacji, napraw bieżących, napraw głównych i modernizacji obiektów;
- kontroli jakości wykonania robót konserwacyjnych, naprawczych i modernizacyjnych;
- zapewnienie ciągłej sprawności technicznej i użytkowej obiektów;
- organizowaniu świadczenia usług remontowo-budowlanych.
Celem niniejszej instrukcji jest zapoznanie osoby uprawnione wykonujące kontrole, właścicieli obiektów budowlanych, zarządców, użytkowników obiektów i służby techniczne z najbardziej istotnymi problemami konserwacyjno-remontowymi, zwrócenie uwagi na typowe, najczęściej występujące, objawy wskazujące na potrzebę dokonania napraw i wyjaśnienie zjawisk powodujących te objawy. Powinno to przyczynić się do lepszego wykonania kontroli okresowych, dokładniejszego ustalenia potrzeb remontowych, a - przede wszystkim - uniknięcia tych wszystkich sytuacji, które powodują zagrożenie dla użytkowników.
Podstawowe postanowienia dotyczące kontroli, wymaganych kwalifikacji i koniecznej dokumentacji podczas przeprowadzania poszczególnych rodzajów kontroli okresowej są zawarte w art. 62 Prawa budowlanego, a w zakresie właściwego użytkowania budynku doprecyzowane w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 sierpnia 1999 r. (Dz. U. nr 74, poz. 836, ze zmianą Dz. U. z 2009 r. nr 205 poz. 1584)."w sprawie warunków technicznych użytkowania budynków mieszkalnych". Powyższe rozporządzenie określa warunki, które mają zapewnić: utrzymanie stanu technicznego budynku na poziomie zapewniającym bezpieczeństwo ludzi i mienia w okresie jego użytkowania, ochronę zdrowia i życia ludzi w pomieszczeniach, utrzymanie wymaganego stanu estetycznego, zgodne z przeznaczeniem użytkowanie budynku i znajdujących się w nim pomieszczeń oraz urządzeń związanych z budynkiem, rozporządzenie podaje zasady zaopatrzenia w wodę, gaz, energię cieplną, energię elektryczną, ochronę przeciwpożarową, oraz odprowadzania ścieków i usuwania odpadów stałych.
Właściciele, zarządcy (oraz użytkownicy obiektów budowlanych, na których spoczywają obowiązki w zakresie napraw, określone w przepisach odrębnych bądź umowach) są obowiązani w czasie lub bezpośrednio po przeprowadzonej kontroli, o której mowa w art. 62 ust. 1, usunąć stwierdzone uszkodzenia oraz uzupełnić braki, które mogłyby spowodować zagrożenie życia lub drowia ludzi, bezpieczeństwa mienia bądź środowiska, a w szczególności katastrofę budowlaną, pożar, wybuch, porażenie prądem elektrycznym albo zatrucie gazem (art. 70 ustawy - Prawo budowlane). Obowiązek ten powinien znajdować potwierdzenie w protokole z kontroli obiektu budowlanego, a osoba dokonująca kontroli obowiązana jest przesłać kopię tego protokołu do właściwego organu nadzoru budowlanego.
Ważnym żródłem informacji, dotyczących wymagań stawianych w zakresie stanu technicznego budynku, jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury "w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie". Należy podkreślić, iż rozporządzenie to uwzględnia wymagania Unii Europejskiej dotyczące: bezpieczeństwa konstrukcji, bezpieczeństwa pożarowego, użytkowania, higieny i zdrowia, ochrony przed hałasem i drganiami oraz oszczędności energii cieplnej w budynkach. W podanym rozporządzeniu znajdują się przepisy dotyczące sposobu i zakresu kontroli instalacji gazowych: usytuowania gazomierzy, instalowania urządzeń gazowych w pomieszczeniach, lokalizacji kotłów gazowych i instalowania urządzeń gazowych z baterii butli i zbiorników gazu płynnego. Art. 5 ust. 1 i art. 6 Prawa budowlanego określają podstawowe cele i warunki ogólne projektowania, budowy, użytkowania i utrzymania obiektów budowlanych, podczas gdy omawiane rozporządzenie ustala warunki techniczne, jakim powinny odpowiadać budynki i związane z nimi urządzenia, ich usytuowanie na działce budowlanej oraz zagospodarowanie działek przeznaczonych pod zabudowę, zapewniające spełnienie wymagań art. 5 i 6 ustawy Prawo budowlane. Przepisy rozporządzenia stosuje się przy projektowaniu i budowie, w tym także odbudowie, rozbudowie, nadbudowie, przebudowie oraz przy zmianie sposobu użytkowania budynków oraz budowli nadziemnych i podziemnych spełniających funkcje użytkowe budynków, a także związanych z nimi urządzeń budowlanych. Przepisy rozporządzenia dotyczące bezpieczeństwa pożarowego i oświetlenia awaryjnego, stosuje się również do użytkowanych budynków istniejących, jeżeli stan ich zagraża życiu ludzi.
Kto nie spełnia, określonego w art. 61, obowiązku utrzymania obiektu budowlanego w należytym stanie technicznym, użytkuje obiekt w sposób niezgodny z przepisami lub nie zapewnia bezpieczeństwa użytkowania obiektu budowlanego, podlega grzywnie nie mniejszej niż 100 stawek dziennych, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku (zob. art. 91a ustawy - Prawo budowlane). Natomiast kto nie zapewnia wykonania okresowej kontroli podlega karze grzywny (zob. art. 93 pkt 8 ustawy - Prawo budowlane). Ponadto karze aresztu albo karze ograniczenia wolności, albo karze grzywny podlega ten kto nie spełnia, określonego w art. 70 ust. 1, obowiązku usunięcia stwierdzonych uszkodzeń lub uzupełnienia braków, mogących spowodować niebezpieczeństwo dla ludzi lub mienia bądź zagrożenie środowiska (art. 92 ust. 1 pkt 2 ustawy - Prawo budowlane).